Services d’assistance virtuelle
Ajoutez un soutien humain flexible aux tâches opérationnelles récurrentes que votre équipe doit couvrir.
HelloClixo propose une assistance humaine à distance pour certaines tâches administratives, e-commerce, de service client, B2B, de recherche, de données et d’opérations. Le client choisit les responsabilités, les langues, les systèmes et le mode de travail dont il a besoin, tandis que les accès et les limites d’autorisation restent définis par le client.
Responsabilités choisies. Assistance humaine. Accès définis par le client. Support récurrent ou temporaire.
Choisir les tâches à prendre en charge
Construisez le périmètre de l’assistance virtuelle autour des responsabilités que votre équipe souhaite couvrir.
Les Services d’assistance virtuelle ne constituent pas un forfait unique. Un client peut choisir un domaine d’assistance ou combiner plusieurs types de tâches opérationnelles récurrentes selon sa charge de travail et son organisation interne.
- Assistance administrative
- Assistance e-commerce
- Assistance au service client
- Support B2B
- Recherche et traitement de données
- Assistance de contenu et opérationnelle
Les responsabilités incluses dans le périmètre final sont définies avec le client avant le début de la collaboration.
Support administratif récurrent
Gardez les tâches administratives courantes organisées et suivies.
Une assistance virtuelle peut prendre en charge des tâches administratives récurrentes qui mobilisent du temps, tout en respectant les processus, les priorités et les règles d’approbation du client.
Les tâches administratives peuvent inclure
Les actions ayant un effet sur des contacts externes, des calendriers, des dossiers ou des comptes restent soumises aux accès et autorisations convenus avec le client.
- Organisation de la boîte e-mail
- Assistance de calendrier et de rendez-vous
- Préparation de documents
- Mise en forme de documents
- Saisie de données
- Mise à jour de tableaux
- Organisation de fichiers
- Rappels de suivi
- Rapports opérationnels simples
- Tâches administratives récurrentes
Administration e-commerce sélectionnée
Prenez en charge certaines tâches e-commerce sans imposer une gestion complète de boutique à chaque client.
Une assistance virtuelle peut aider sur certaines tâches administratives liées aux opérations e-commerce et coordonner les informations entre la boutique, le service client, l’entrepôt ou les transporteurs lorsque ces responsabilités font partie du périmètre convenu.
- Mise à jour des données produits
- Assistance au catalogue
- Suivi des commandes
- Mise à jour des informations client
- Tâches courantes d’administration de boutique
- Maintenance des tableaux et données opérationnelles
- Coordination avec les équipes de service client
- Coordination avec les équipes d’entrepôt ou de traitement des commandes
- Coordination avec les transporteurs ou équipes d’expédition
- Suivi et escalade des problèmes opérationnels
Ce service couvre les responsabilités e-commerce sélectionnées pour le périmètre d’assistance virtuelle. Le service Store Manager de HelloClixo reste un service distinct pour une prise en charge plus large de la boutique.
Tâches de service client sélectionnées
Ajoutez une assistance humaine pour les demandes clients, les suivis et l’administration du support.
Une assistance virtuelle peut prendre en charge certaines tâches de service client lorsque le client a besoin d’un soutien opérationnel sans nécessiter le périmètre complet d’un service client dédié.
- Assistance sur les e-mails clients
- Assistance sur les messages clients
- Traitement des tickets
- Suivi des clients
- Notes internes
- Catégorisation des demandes
- Mise à jour des informations client
- Orientation des demandes
- Escalade
- Coordination avec l’équipe de support du client
Les responsabilités, canaux, politiques et limites d’autorisation du service client sont définis avec le client. Le service Customer Support dédié de HelloClixo reste une offre distincte.
Assistance opérationnelle B2B
Organisez les dossiers, les suivis et la coordination B2B autour du processus commercial du client.
Une assistance virtuelle peut soutenir l’administration B2B récurrente, tandis que les décisions commerciales, les prix et les validations contractuelles restent sous le contrôle du client.
Administration des prospects et du CRM
Maintenir les listes de prospects approuvées, mettre à jour les fiches CRM, organiser les informations client et préparer les rappels de suivi selon le processus convenu.
Devis, commandes et documents
Assister l’administration des devis ou commandes, la préparation de documents et les informations nécessaires à l’étape opérationnelle suivante sans approuver indépendamment les conditions commerciales.
Coordination et suivi
Assister la coordination des rendez-vous, la préparation de correspondances B2B, les suivis internes et les communications opérationnelles récurrentes selon les instructions du client.
Recherche et informations structurées
Collectez, vérifiez et structurez les informations nécessaires aux opérations.
Les assistants virtuels peuvent réaliser des tâches définies de recherche et de traitement de données à partir de sources publiques, fournies par le client ou autorisées par celui-ci, puis organiser les résultats dans un format utilisable.
Les tâches de recherche et de données peuvent inclure
Il s’agit de recherche opérationnelle et documentaire. HelloClixo ne présente pas ce travail comme un conseil juridique, financier, d’investissement, médical ou relevant d’une autre profession réglementée, et l’exhaustivité des informations provenant de sources tierces ne peut pas être garantie.
- Recherche web
- Recherche sur des entreprises
- Recherche de contacts
- Recherche concurrentielle
- Collecte d’informations de marché
- Nettoyage de tableaux
- Nettoyage de données
- Vérification de données
- Catégorisation
- Organisation d’informations
- Synthèses structurées
- Préparation de notes de recherche
Administration de contenu et opérations récurrentes
Prenez en charge les tâches de contenu et de processus approuvées qui demandent un suivi opérationnel régulier.
Une assistance virtuelle peut préparer, mettre en forme, publier ou maintenir des contenus et informations approuvés selon les processus existants du client.
- Ajout de contenu dans le CMS
- Mise en forme de contenu
- Mise en forme de contenu produit
- Mise à jour de champs SEO approuvés
- Ajout de textes approuvés par le client
- Mise en forme de documents
- Documentation des processus internes
- Assistance à la traduction
- Assistance à la localisation
- Organisation de contenu
- Tâches opérationnelles récurrentes
- Maintenance de listes de contrôle opérationnelles
Les droits de publication, les déclarations publiques, les prix, les promotions et les autres modifications sensibles restent soumis aux autorisations et au processus d’approbation définis par le client.
Travailler dans l’environnement existant du client
Utilisez les systèmes nécessaires aux responsabilités convenues lorsque les accès appropriés sont fournis.
Les outils exacts dépendent de la configuration du client et du travail inclus dans le périmètre. L’accès reste limité aux systèmes et aux autorisations nécessaires pour ces responsabilités.
Les domaines opérationnels peuvent inclure
- Administration des e-mails et boîtes de réception
- Calendriers et rendez-vous
- Documents et fichiers
- Tableaux et données
- Administration CRM et helpdesk
- Administration e-commerce
- Administration du CMS et du contenu
- Coordination de projets et d’opérations
Exemples de systèmes client
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Tableurs
- Systèmes CRM
- Systèmes de helpdesk
- Shopify
- Outils de gestion de projet
- Plateformes CMS
- Autres systèmes client approuvés
Il s’agit d’exemples et non d’une liste de compatibilité universelle. L’environnement exact dépend des systèmes du client, des accès, des autorisations et du flux de travail convenu.
Des responsabilités avec une autorité définie
Donnez à l’assistance virtuelle les accès nécessaires sans lui donner une autorité sans limites.
Le client définit les actions que l’assistant peut effectuer directement et celles qui nécessitent une vérification ou une approbation avant d’être réalisées.
Lorsqu’une action dépasse l’autorité convenue, elle peut être préparée, documentée ou transmise pour approbation au lieu d’être exécutée de manière indépendante.
- Communications externes
- Actions liées aux remboursements
- Actions ou modifications financières
- Modifications de comptes
- Modifications d’utilisateurs ou d’autorisations
- Publication de contenu
- Modification de fiches client
- Modification de prix ou promotions
- Traitement d’informations sensibles
- Étapes d’approbation du client
Une assistance virtuelle humaine
Gardez le service piloté par des personnes tout en utilisant les outils approuvés lorsqu’ils sont utiles.
Les Services d’assistance virtuelle constituent un service opérationnel humain. Des outils d’IA approuvés peuvent assister certaines étapes du travail, mais les responsabilités confiées restent prises en charge par une personne qui respecte les processus et limites d’accès du client.
Travail humain
L’assistant prend en charge les responsabilités incluses dans le périmètre convenu et respecte les processus, priorités et règles d’approbation du client.
Assistance par IA approuvée
Des outils d’IA peuvent aider pour des résumés, la rédaction, la catégorisation, l’organisation de recherches, la structuration d’informations, la traduction, la localisation ou la mise en forme lorsque cela est approprié et autorisé.
Organisation convenue
Les responsabilités, la charge de travail, le caractère récurrent ou temporaire du support, les besoins de disponibilité et la coordination avec l’équipe du client sont définis dans le périmètre du service.
Assistance virtuelle multilingue
Choisissez les langues nécessaires au travail.
Le périmètre peut inclure une ou plusieurs langues de service prises en charge par HelloClixo. Le client choisit la couverture linguistique selon les tâches, les clients, les contacts et les systèmes concernés.
- Allemand
- Néerlandais
- Anglais
- Danois
- Suédois
- Norvégien
- Français
- Espagnol
- Portugais
- Italien
- Russe
- Hongrois
Défini autour des responsabilités
Le forfait et le prix dépendent des tâches, de la charge de travail et des besoins opérationnels.
Un périmètre administratif récurrent limité diffère d’un rôle multilingue couvrant plusieurs domaines opérationnels, systèmes et responsabilités de coordination.
Le forfait final des Services d’assistance virtuelle et son prix sont définis après examen des responsabilités et du mode de travail avec le client.
- Responsabilités sélectionnées
- Nombre de domaines de tâches
- Charge de travail prévue
- Volume de tâches
- Langues
- Systèmes concernés
- Complexité des tâches
- Besoins de coordination
- Besoins de disponibilité ou de planning
- Support temporaire ou récurrent
- Besoins d’approbation
- Besoins de reporting
- Durée du périmètre
FAQ Services d’assistance virtuelle
Questions sur les services d’assistance virtuelle de HelloClixo.
01Sur quelles tâches un assistant virtuel HelloClixo peut-il intervenir ?
02Dois-je inclure tous les domaines d’assistance virtuelle ?
03L’assistant virtuel peut-il travailler dans nos outils existants ?
04L’assistance virtuelle e-commerce est-elle identique au service Store Manager ?
05L’assistance virtuelle au service client est-elle identique au Customer Support dédié ?
06Un assistant virtuel peut-il effectuer des recherches ?
07Les assistants virtuels HelloClixo peuvent-ils utiliser des outils d’IA ?
08Comment le mode de travail et le prix sont-ils déterminés ?
Indiquez-nous les tâches récurrentes que vous souhaitez confier à votre assistance virtuelle.
Présentez-nous les responsabilités à couvrir, les systèmes et langues concernés, la charge de travail prévue et les actions nécessitant une approbation. Ces informations nous permettront de définir le périmètre et le mode de travail de l’assistance virtuelle.