Préparer une période de forte activité
- Définir les dates ou la période concernée
- Examiner la charge attendue et les priorités
- Définir les langues, les canaux et les responsabilités
- Préparer les accès, les processus et les règles d’escalade
Renfort en période de forte activité
Ajoutez de la capacité lorsque les périodes les plus chargées mettent votre équipe sous pression.
HelloClixo apporte un renfort multilingue temporaire au support client, à l’administration de boutique et au back-office e-commerce. Nous pouvons préparer la couverture avant une période de forte activité connue ou renforcer vos opérations lorsque votre équipe fait déjà face à une charge supérieure à l’habitude.
Renfort temporaire. Support client + opérations. Douze langues de service.
Quand renforcer votre équipe
Anticiper les pics prévisibles et répondre aux surcharges imprévues.
Les périodes de forte activité ne se ressemblent pas toutes. Certaines peuvent être préparées plusieurs semaines ou mois à l’avance, tandis que d’autres apparaissent lorsque les commandes, les demandes clients ou la charge interne augmentent de manière inattendue. HelloClixo peut apporter un renfort temporaire sur les tâches qui nécessitent davantage de capacité.
- Black Friday et Cyber Monday
- Noël et périodes de fêtes
- Soldes et promotions
- Lancements de produits
- Hausse exceptionnelle du volume de commandes
- Pics de retours et de remboursements
- Absences ou manque temporaire de personnel
- Surcharge temporaire liée à la croissance de l’activité
Support client + opérations
Renforcer les échanges clients et les opérations qui les accompagnent.
Le renfort en période de forte activité peut couvrir des responsabilités définies dans le support client, l’administration de boutique et le back-office. Le périmètre peut se concentrer sur un domaine ou combiner plusieurs processus liés entre eux.
Domaines que nous pouvons renforcer
- Échanges avec les clients
- Questions de commande et de livraison
- Retours, échanges et communication sur les remboursements
- Administration de boutique et Shopify
- Traitement des commandes et tâches de back-office
- Suivi des livraisons et des transporteurs
- Opérations de retour et de remboursement
- Administration du helpdesk et du CRM
Exemples de systèmes avec lesquels nous pouvons travailler
- Shopify
- Zendesk
- Gorgias
- Intercom
- Gmail / Google Workspace
- Microsoft 365 / Outlook
Les systèmes, les accès et les responsabilités utilisés pour chaque mission dépendent de l’environnement existant du client et du périmètre temporaire convenu.
Renfort planifié ou réactif
Ajoutez de la capacité avant que la pression augmente ou lorsqu’elle est déjà présente.
Le renfort peut être organisé avant une campagne ou une période de forte activité connue. Il peut également être défini lorsqu’une entreprise fait déjà face à une surcharge temporaire. Le travail, la date de début et la couverture dépendent de la situation, des accès nécessaires et de la capacité disponible.
Renforcer une équipe déjà sous pression
- Identifier les files ou opérations qui concentrent la surcharge
- Définir le périmètre temporaire prioritaire
- Confirmer les systèmes, les accès et l’organisation du travail
- Renforcer les tâches convenues pendant la période définie
Aux côtés de votre équipe existante
Renforcer l’équipe sans remplacer son fonctionnement actuel.
Un renfort temporaire est plus utile lorsque les responsabilités sont claires. HelloClixo peut travailler aux côtés d’une équipe interne, prendre en charge un volume défini de demandes ou certaines tâches opérationnelles, tandis que le client garde le contrôle de ses politiques, de ses priorités et des règles d’escalade.
Prise en charge du débordement
Certaines files de demandes clients ou demandes récurrentes peuvent être confiées à HelloClixo pendant que l’équipe interne continue de gérer ses propres priorités.
Renfort opérationnel
Certaines tâches de boutique et de back-office peuvent être incluses lorsque le support client dépend du suivi des commandes, des livraisons, des retours ou des remboursements.
Escalade claire
Les demandes hors périmètre ou les situations nécessitant une décision du client peuvent être transmises au contact interne approprié.
Renfort multilingue
Ajoutez un renfort temporaire dans douze langues de service.
Le renfort en période de forte activité peut couvrir les échanges clients et les opérations associées dans les langues suivantes.
- Allemand
- Néerlandais
- Anglais
- Danois
- Suédois
- Norvégien
- Français
- Espagnol
- Portugais
- Italien
- Russe
- Hongrois
Périmètre temporaire
Définir le renfort autour de la période et de la charge à couvrir.
Chaque mission de renfort peut être définie selon la charge attendue ou actuelle, les dates, les langues, les canaux de support, les horaires de couverture, les systèmes, les files prioritaires et les responsabilités opérationnelles concernées.
HelloClixo ne promet pas un niveau de personnel, un délai d’activation ou des horaires identiques pour chaque mission. La capacité et la couverture sont définies selon le périmètre temporaire convenu. Des horaires étendus ou spécifiques peuvent être discutés lorsque cela est nécessaire.
- Dates et période de forte activité
- Charge attendue ou actuelle
- Langues
- Canaux de support
- Horaires de couverture
- Systèmes existants
- Files prioritaires
- Responsabilités opérationnelles
FAQ renfort en période de forte activité
Questions sur le renfort temporaire.
01Le renfort est-il réservé à Black Friday ou à Noël ?
Non. Un renfort temporaire peut également être utilisé pendant des promotions, des lancements de produits, des périodes de volume de commandes inhabituellement élevé, des pics de retours et de remboursements, des absences temporaires ou d’autres périodes définies où une capacité supplémentaire est nécessaire.
02Peut-on organiser le renfort avant le début d’une période chargée ?
Oui. Le renfort peut être planifié autour de dates de campagne connues ou de périodes de forte activité prévues. Le périmètre peut définir à l’avance les tâches, les langues, les systèmes, les horaires de couverture et les règles d’escalade.
03HelloClixo peut-il intervenir si notre équipe est déjà surchargée ?
Un renfort réactif peut être étudié lorsqu’une entreprise fait déjà face à une surcharge temporaire. Le périmètre et la date de début possible dépendent des tâches, des systèmes, des langues, des accès nécessaires et de la capacité disponible. HelloClixo ne promet pas un délai d’activation universel.
04HelloClixo peut-il travailler aux côtés de notre équipe de support existante ?
Oui. HelloClixo peut prendre en charge un débordement défini ou certaines tâches opérationnelles pendant que l’équipe existante du client continue de gérer ses propres responsabilités. La répartition du travail et les règles d’escalade sont définies dans le périmètre temporaire.
05Le renfort peut-il inclure la boutique et le back-office ?
Oui. Le périmètre peut inclure certaines tâches d’administration de boutique et de back-office e-commerce comme le suivi des commandes, la coordination des livraisons et des transporteurs, les retours, les remboursements ou l’administration du helpdesk lorsque ces responsabilités sont convenues.
06Pouvez-vous travailler dans les outils que nous utilisons déjà ?
Oui. HelloClixo peut travailler dans les systèmes existants du client lorsque les accès et les processus nécessaires font partie du périmètre convenu. Il peut par exemple s’agir de Shopify, Zendesk, Gorgias, Intercom, Google Workspace ou Microsoft 365.
07Le renfort en période de forte activité inclut-il une couverture 24 h/24 et 7 j/7 ?
Les horaires de couverture sont définis pour chaque mission. Des horaires étendus ou spécifiques peuvent être discutés lorsque cela est nécessaire, mais HelloClixo ne fait pas de promesse générale de couverture 24 h/24 et 7 j/7 pour ce service.
Préparez la capacité supplémentaire avant votre prochaine période chargée.
Indiquez les dates prévues, les langues, les canaux, les systèmes et les domaines que vous souhaitez renforcer. Si la période de forte activité a déjà commencé, précisez ce qui est actuellement sous pression. Nous pourrons utiliser ces informations pour définir un périmètre de renfort temporaire.